どのような企業にも必要な仕組みとして勤怠システムがあります。これは従業員がどのように働いたのかを記録するために必要なものであり、様々な方法で勤怠管理を行うことになります。勤怠システムと言うのはそのような目的のために導入する仕組み全体のことを意味することがありますが、より一般的には勤怠管理のために持ち得る仕組みのことを指す言葉です。そこには大規模なものから小規模なものまで様々なものが揃っています。

一般的に勤怠システムと言うと大規模な工場など大勢の人が集まる場所において効率的に勤務状況把握するために用いられる専用のソフトウェアをイメージすることになりますが、本来の意味合いは勤怠管理のために用いる仕組みすべてのことをいいます。したがって最も普及している勤怠システムとしてはタイムカード及びタイムレコーダーが挙げられることになるでしょう。基本的にはこのような勤務状況を何らかの方法で記録することを目的としたシステム全体のことを言うのです。専門性の高い勤怠システムは導入のためにはそれなりのハードルがあります。

タイムカードなどの既存の仕組みで効率的に管理できない場合に用いられるのが特徴であり、設計と開発に時間を要することから高価なシステムになりがちです。しかしながらタイムカードで管理をするには規模が大きくなりすぎた場合などにおいては専用のシステムを構築しなければ効率的に労働者の管理を行うことができなくなるという問題があるのです。